Analiza prawidłowości sporządzania listy płac

W ramach audytu weryfikujemy poprawność przygotowanych listy płac.

Przykładowe zagadnienia, które podlegają sprawdzeniu:

• prawidłowość naliczonych składników ZUS i podatku od osób fizycznych
• czy poprawnie zostało uwzględnione odliczenie PIT/ZUS na liście płac
• kontrola, czy zostały uwzględnione płace zagraniczne 

Lista płac – definicja pojęcia

Lista płac to dokument, który potwierdza dokonywanie wypłat wynagrodzeń pracownikom związanych z danym przedsiębiorstwem na podstawie zawartej umowy o pracę. Precyzyjne procedury tworzenia tego typu dokumentacji są ściśle regulowane przez adekwatne przepisy prawa pracy w Polsce.

Istotne jest zrozumienie, że lista płac skupia się na pracownikach zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. W przypadku osób wykonujących pracę na zlecenie czy o dzieło, sposób rozliczeń różni się. Dla zleceniobiorców i wykonawców nie stosuje się tradycyjnych list płac. Tutaj kluczowym narzędziem jest rachunek, który dokumentuje usługę wykonaną na rzecz firmy. Na podstawie rachunków pracodawca dokonuje wypłat wynagrodzeń.
Co powinna zawierać lista płac?

W ramach przepisów prawnych nie istnieje konkretny wykaz informacji, które muszą znaleźć się na liście płac w danym miejscu pracy.

Przyjmuje się, że zestawienie płac powinno zawierać poniższe kluczowe elementy:

• Pełna nazwa przedsiębiorstwa,
• Tytuł dokumentu (czyli nazwa „Lista płac”),
• Okres, którego dotyczy spis wynagrodzeń,
• Data utworzenia dokumentu,
• Data przewidzianej wypłaty wynagrodzeń,
• Wykaz poszczególnych składników wynagrodzeń pracowników,
• Osobiście podpisana osoba odpowiedzialna za przygotowanie i akceptację listy płac,
• Podpisy pracowników (dotyczy to sytuacji, w których wynagrodzenia są wypłacane gotówkowo).

Choć przepisy prawa nie określają dokładnie, co ma być zawarte na liście płac, jej integralne elementy obejmują te wymienione wyżej informacje. Istotne narzędzie zarządzania finansami i relacjami pracowniczymi powinno być tworzone zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz przemyślane, dopasowane do specyfiki każdej firmy.


Lista płac – czy trzeba ją sporządzać?

Warto wskazać, że w obecnych przepisach prawa nie znajduje się zapis nakładający bezpośredni obowiązek na przedsiębiorców w kwestii tworzenia listy płac. Niemniej, zdecydowana większość pracodawców decyduje się na zastosowanie tego narzędzia w swoim funkcjonowaniu. Dlaczego? Ponieważ lista płac staje się istotnym instrumentem ułatwiającym nie tylko wywiązanie się z ewentualnych formalnych wymogów, ale przede wszystkim sprawną organizację działań wewnątrz firmy.

Kiedy pracodawca decyduje się na utworzenie listy płac, zyskuje narzędzie, które umożliwia kompleksowe zestawienie wynagrodzeń pracowników, składników ich płac oraz innych ważnych informacji. Dzięki temu proces wypłat staje się przejrzysty i uporządkowany, a wszelkie operacje finansowe związane z wynagrodzeniami mogą być dokładnie monitorowane.

Ponadto, istnienie listy płac ułatwia reagowanie na wszelkie zapytania oraz ewentualne kontrole ze strony organów państwowych, jak Urząd Skarbowy czy Państwowa Inspekcja Pracy. Dopełnienie obowiązków formalnych, takich jak sporządzenie i przechowywanie dokumentów związanych z wynagrodzeniami, staje się znacznie mniej czasochłonne i bardziej precyzyjne.

Warto więc pamiętać, że chociaż nie istnieje jasno określony wymóg tworzenia listy płac, wybór w tym kierunku może przynieść wiele korzyści dla przedsiębiorstwa. Praktyka wykazuje, że posiadanie uporządkowanego zestawienia wynagrodzeń przyczynia się do lepszej organizacji pracy, zwiększenia przejrzystości finansowej oraz skuteczniejszego zarządzania zasobami ludzkimi.

Na jakiej podstawie sporządzana jest lista płac?

Tworzenie listy płac to procedura ściśle związana z umowami o pracę. W ramach tego procesu pracodawca gromadzi aktualne informacje dotyczące godzin przepracowanych przez pracowników w określonym miesiącu.. Dodatkowo, pracodawca musi dokładnie uwzględniać wartość wynagrodzenia oraz ewentualnych dodatków w tych informacjach. Wspomniane dokumenty opierają się na kluczowych punktach zawartych w umowie o pracę. Jednak podczas sporządzania listy płac przedsiębiorca musi również brać pod uwagę inne aspekty, które wpływają na wypłatę pracowników.

W procesie tworzenia listy płac, pracodawca nie tylko bazuje na umowach o pracę. Wykorzystuje również dokumentację związaną z obecnością pracowników oraz ewidencją czasu pracy. Dzięki temu możliwe jest dokładne odnotowanie i uwzględnienie procesów związanych z przyznawaniem dodatkowych składników do wynagrodzenia. Dotyczy to zarówno sytuacji związanych z wyjątkowymi okolicznościami, jak i specjalnymi premiami, które są uwzględniane w tych dokumentach.

Przydatność listy płac objawia się na wielu płaszczyznach. Przede wszystkim, ułatwia ona pracodawcom prawidłowe rozliczenia podatkowe oraz sporządzanie kompleksowej dokumentacji ubezpieczeniowej. Posiadanie uporządkowanych i szczegółowych informacji w listach płac jest również kluczowe dla właściwego księgowania płac oraz zachowania przejrzystości finansowej firmy.

Co potrzebujemy aby wykonać audyt?

• dane pracownika wraz z numerem PESEL,
• elementy składowe wynagrodzenia,
• ewidencja czasu pracy,
• nieobecności pracownika,
• lista płac,
• ulgi podatkowe,
• koszty uzyskania przychodu,
• rodzaj stosunku pracy (skan umowy)

Analiza wynosi do 14 dni, lecz zazwyczaj realizowana jest zdecydowanie szybciej.

Jeden audyt pozwala na analizę maksymalnie 4 pracowników w ciągu jednego miesiąca

Podana cena zawiera podatek VAT 23%